Personvernerklæring

Hvem har ansvar for opplysningene?

RUTEO AS leverer RUTEO. Transportvirksomheten du arbeider for er normalt behandlingsansvarlig for opplysninger om sine ansatte, sjåfører, kontakter, kjøretøy, ruter, stopp, forsendelser og øvrig drift. RUTEO AS behandler disse opplysningene som databehandler etter virksomhetens instrukser og databehandleravtalen.

RUTEO AS er behandlingsansvarlig for opplysninger som er nødvendige for å administrere selve tjenesteforholdet, brukerstøtte, sikkerhet, misbruksforebygging og lovpålagte plikter.

Hvilke opplysninger behandler vi?

• Konto og kontakt: navn, e-postadresse, telefonnummer, bruker-ID, rolle, arbeidsgiver og språkoppsett.
• Transportdrift: skift, pauser, ruter, stopp, adresser, tidsvinduer, kjøretøy, løyver, forsendelser, AWB, Piece ID, status, meldinger og tidsstempler.
• Dokumentasjon: kontrollskjema, avvik/NCMT, kommentarer, bilder, vedlegg, signatur, mottakernavn og leverings- eller hentebekreftelse.
• Fravær og helse: fraværstype, fraværsperiode, egenmelding, sykt barn, sykefraværsgrad, merknader og helse- eller fraværsdokumentasjon som brukeren eller arbeidsgiveren velger å registrere.
• Posisjon: posisjon og nøyaktighet når dette brukes til kart, koordinatkorrigering, skift-/pausebevis, skanning eller en uttrykkelig startet livesporing.
• Import og integrasjoner: opplysninger i rapportfiler, e-postvedlegg, AutoPASS-/drivstoffgrunnlag og kundens konfigurerte integrasjoner.
• Teknisk informasjon: appversjon, enhets- og push-tokenidentifikatorer, IP-adresse, pålogging, synkstatus, feilkoder, sikkerhets- og revisjonslogger. Vi bruker ikke reklame-ID til annonsering.

Hvorfor brukes opplysningene?

Opplysningene brukes for å autentisere brukere, planlegge og gjennomføre transport, synkronisere offlinearbeid, dokumentere leveringer og hentinger, vise kart og sporing, følge opp skift, kjøretøy og avvik, sende nødvendige driftsvarsler, behandle avtalte importer og integrasjoner, samt ivareta sikkerhet, feilsøking, revisjon og brukerstøtte.

Transportvirksomheten bestemmer behandlingsgrunnlaget for egne driftsopplysninger. Når RUTEO AS er behandlingsansvarlig, bygger behandlingen normalt på avtalen med kunden, rettslige plikter eller en berettiget interesse i å levere og sikre tjenesten. Vi ber om samtykke når loven krever det.

Opplysninger om sykdom, helse og fraværsdokumentasjon behandles bare når virksomheten har et gyldig behandlingsgrunnlag og et unntak for særlige kategorier av personopplysninger, for eksempel plikter og rettigheter innen arbeidsrett og sosialrett. Tilgangen skal begrenses til personer med et tjenstlig behov.

RUTEO-tjenesten behandler disse opplysningene på virksomhetens dokumenterte instruks for administrasjon av arbeid og fravær. Tjenesten er ikke medisinsk utstyr og stiller ikke diagnose, gir ikke behandling eller helseråd og brukes ikke til å forebygge sykdom.

App-tillatelser og bakgrunnsposisjon

Kamera brukes bare når brukeren åpner skanner eller velger å ta et dokumentasjonsbilde. Varslingstillatelse brukes til driftsmeldinger og oppdateringer brukeren har tilgang til.

RUTEO Sjåfør ber om posisjon i den konkrete funksjonen som trenger den. Livesporing startes uttrykkelig av brukeren og vises med en vedvarende Android-varsling mens posisjon registreres i forgrunnen eller bakgrunnen. Sporingen avsluttes når brukeren stopper den eller den tilhørende arbeidsflyten avsluttes. Avslåtte tillatelser respekteres, men funksjoner som trenger tillatelsen kan da ikke fullføres.

Hvem mottar opplysningene?

Opplysninger er tilgjengelige for autoriserte brukere i riktig virksomhet etter rolle og arbeidsbehov. Vi kan bruke leverandører av drift, lagring, e-post, kart/geokoding, pushvarsler og feilrapportering som databehandlere. Google-tjenester i Android-appen omfatter kart, Firebase Cloud Messaging og, i signerte produksjonsbygg, Crashlytics. En virksomhet kan dessuten aktivere egne integrasjoner, for eksempel Falcony.

Adresse- og stedsøk, stoppadresser, kartinteraksjoner og posisjoner som trengs for rute- eller sporingsberegning, kan sendes til Google Maps Platform og eventuelle konfigurerte adresseleverandører som Kartverket og Brønnøysundregistrene. Google kan behandle enkelte kart-, rute- og tekniske opplysninger som selvstendig behandlingsansvarlig etter sine vilkår og personvernregler.

Vi selger ikke personopplysninger og bruker dem ikke til tredjepartsannonsering. Opplysninger utleveres ellers bare etter kundens instruks, når det er nødvendig for tjenesten, eller når loven krever det. Dersom en leverandør behandler opplysninger utenfor EØS, skal overføringen ha et gyldig overføringsgrunnlag og nødvendige beskyttelsestiltak.

Sikkerhet og firmaisolering

RUTEO bruker kryptert HTTPS-transport, tilgangsstyring, tenant-/firmaisolering og revisjonslogging. Android-appen lagrer offlinearbeid og synkkø i et kryptert lokalt lager. En ukvittert brukerhandling slettes ikke automatisk; den beholdes til den er synkronisert eller håndtert på en kontrollert måte. Kunden er ansvarlig for å holde brukere, roller og tilganger oppdatert.

Falcony-integrasjonen

Når virksomheten aktiverer Falcony-integrasjonen, kan nettleserutvidelsen eller Android-appens innebygde Falcony-visning behandle et servergodkjent sett med rute, sjåførnavn/LDAP, registreringsnummer, biltype, AWB-er og skjemakontekst for å fylle virksomhetens konfigurerte Falcony-skjema. Sjåføren kontrollerer opplysningene og sender selv skjemaet.

Den innebygde visningen laster virksomhetens konfigurerte Falcony-side over HTTPS. Siden kan, i samsvar med Falconys og virksomhetens konfigurasjon, bruke informasjonskapsler og behandle tekniske opplysninger som IP-adresse, enhetsidentifikatorer og interaksjonsdata. Falcony eller andre leverandører på den konfigurerte siden kan derfor motta opplysninger som er nødvendige for skjemaet. Virksomheten er ansvarlig for at leverandørvalg, konfigurasjon og behandlingsgrunnlag er i orden.

For nettleserutvidelsen lagres utfyllingssettet bare midlertidig i Chrome session storage, utløper etter ti minutter og slettes etter registrert innsending. Korrelasjons-ID-en fjernes fra Falcony-adressen etter at dataene er hentet. Utvidelsen inneholder ikke reklame eller analyseverktøy og bruker bare HTTPS-sider på RUTEO- og Falcony-domenene som er oppgitt i utvidelsen.

Når Falcony viser en bekreftelsesside, kan kvitteringsadresse og eventuell referanse returneres til den opprinnelige RUTEO-økten for å dokumentere at arbeidsflyten er fullført. Opplysningene selges ikke og brukes ikke til andre formål.

Hvor lenge lagres opplysningene?

Driftsopplysninger lagres så lenge virksomheten trenger dem for de dokumenterte formålene og i samsvar med avtalt eller konfigurert oppbevaring. Eksakte posisjoner fra ekstern livesporing slettes etter 90 dager. Midlertidige Falcony-utfyllingsdata utløper etter ti minutter og slettes etter registrert innsending.

Når en konto eller et kundeforhold avsluttes, slettes eller returneres opplysninger etter avtalen og kundens dokumenterte instruks, med mindre videre oppbevaring er nødvendig for lovpålagte plikter, sikkerhet, tvisteløsning eller revisjon. Slettede data kan finnes i adgangsbegrensede sikkerhetskopier frem til disse overskrives etter gjeldende backupsyklus.

Dine rettigheter og slik ber du om sletting

Du kan ha rett til innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og å protestere. Slik sender du en forespørsel om sletting for RUTEO Sjåfør:

1. Kontakt arbeidsgiveren eller foretakets administrator, eller send e-post til admin@ruteo.no med emnet «Sletting – RUTEO Sjåfør».
2. Oppgi virksomheten du arbeider for og e-postadressen eller bruker-ID-en som tilhører kontoen. Ikke send passord, signaturer, bilder eller annen sensitiv dokumentasjon i e-posten.
3. RUTEO eller virksomhetens administrator bekrefter identiteten og opplyser hvilke data som slettes, hvilke som må beholdes og forventet behandlingstid.

Når en forespørsel om sletting av appkonto er godkjent, slettes RUTEO Sjåfør-kontoen og tilknyttede konto- og profilopplysninger. Tilknyttede driftsopplysninger slettes eller anonymiseres når den behandlingsansvarlige virksomheten ikke lenger har et lovlig behov for dem. Skift-, leverings-, kontroll-, sikkerhets-, revisjons- eller dokumentasjonsdata kan bare beholdes når virksomheten trenger dem for lovpålagte plikter, sikkerhet, tvisteløsning eller revisjon. Eksakte posisjoner fra ekstern livesporing slettes etter 90 dager. Slettede data kan bli liggende i adgangsbegrensede sikkerhetskopier frem til de overskrives i ordinær backupsyklus.

Du kan klage til Datatilsynet dersom du mener opplysninger behandles i strid med personvernreglene.

Endringer og kontakt

Vi oppdaterer erklæringen når tjenesten eller behandlingen endres vesentlig. Datoen øverst viser siste oppdatering. Spørsmål om personvern eller sletting kan sendes til RUTEO AS på admin@ruteo.no.